重要度と緊急度のマトリクスとは？仕事に優先順位を付けて効率を上げよう！

「いつまでたっても仕事が片付かない」
「何から手を付ければ良いのかわからない」
このように、仕事の進め方で悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
そんな時に役立つのが「重要度と緊急度のマトリクス」です。

重要度と緊急度のマトリクスとは？

重要度と緊急度のマトリクスは、主に仕事の効率を上げるために用いられます。
スティーブン・R・コヴィー氏の著作「7つの習慣」で紹介されました。

縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」でマトリクスを形成。
・A：重要度が高く、緊急度も高いタスク
・B：重要度は高いが、緊急度は低いタスク
・C：重要度は低いが、緊急度は高いタスク
・D：重要度も緊急度も低いタスク
4つの領域にタスクを分類する手法です。

重要度と緊急度のマトリクスの目的は？

仕事（タスク）に優先順位を付け、効率化を図ることが主な目的。
日々仕事を行っていると、仕事の優先順位を付けられず、ついつい目の前の仕事から順番にとりかかりがちです。
すると、タスクをこなすだけで精一杯になったり、緊急の仕事が間に合わずにトラブルに発展してしまったりと、仕事に振り回されてしまいます。
上手く整理しようにも、頭の中だけでは数多くある仕事を整理しきれません。

そこで使われるのが重要度と緊急度のマトリクス。
優先順位を付けられるため、タスクに追われたりトラブルに見舞われたりする事態を防ぎやすくなるでしょう。

重要度と緊急度のマトリクスの4領域

A：重要度（高）×緊急度（高）

A領域は、重要度も緊急度も高いタスクです。
具体的には、「納期が迫っている仕事」「クレーム対応」「突発的な人員不足」など…
ついつい多くのタスクをここA領域に入れてしまいがちですが、それでは優先順位を付けたことになりません。
失敗しても大きな損失につながらないようなタスクは、思い切って外してしまいましょう。

B：重要度（高）×緊急度（低）

緊急度は低いものの重要度が高いB領域には、長期的に見ると大きな価値があるタスクが入ります。
具体的には、「知識や技術の勉強や研修」「長期的な計画」「健康のための運動」「人材育成」など…
緊急性が低いために後回しにしてしまいがちな領域ですが、将来においては重要なタスクとなります。
また、B領域を放っておくと、タスクがA領域へ移動してしまうことも。
出来る限り意図的に優先順位を上げて取り組みましょう。

C：重要度（低）×緊急度（高）

C領域は、緊急度が高いものの、重要度は低いタスクが入ります。
具体的には、「問い合わせ対応」「日報や議事録の作成」など…
緊急度が高いために、思わず優先順位を上げてしまいがちですが、必ずしも利益やスキルアップに直結しない業務です。
素早く終わらせたり、他の人に依頼したりして、C領域のタスクにかける労力を出来るだけ減らしていきましょう。

D：重要度（低）×緊急度（低）

D領域は、重要度も緊急度も低いタスクとなります。
具体的には、「情報交換という名の雑談」「何もしていない移動時間や待ち時間」など…
生産性はなくとも仕事をしている気になっていることや、社内で完結するような業務が主に該当します。
あまりにも放置するとC領域へ移動してしまうので注意は必要ですが、基本的には後回しで良いでしょう。

重要度と緊急度のマトリクスを使いこなそう

では、仕事を4つの領域に振り分けたマトリクスを、どう活用すれば良いのでしょうか。
重要なのは、「B領域（重要度が高く、緊急度が低い）にいかに注力できるか」です。
B領域は、緊急度の低さから後回しにされがちですが、C領域よりも重要度の高いタスクばかり。
ここに時間を割けないとなると、個人であればスキルアップができない、企業だと長期戦略が立たないなど、将来性の大きなデメリットを及ぼします。
また、B領域を放置しているとA領域に移動してしまうため、重要で緊急度の高い仕事に突然追われてしまう恐れも。

B領域に注力するには、C領域（重要度が低く、緊急度が高い）やD領域（重要度も緊急度も低い）への関与を減らすこと。
本当にそれが必要なのか検討し、避けられないのであれば最低限の労力で済むように工夫していきましょう。
B領域の仕事がメインの状態を作れれば理想的です。

対応しなければならない仕事に振り回されていては、仕事の効率や成果を上げることは出来ません。
タスクに優先順位を付け、計画的に重要な仕事に取り組むことが必要です。
重要度と緊急度のマトリクスはその大きな助けとなるでしょう。